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Eventi: quanto tempo prima comunicarli?

Creare e organizzare un evento è un’attività molto impegnativa, per questo richiede un buon piano di azione, ideato e organizzato nei minimi dettagli. All’interno della pianificazione, è necessario inserire i canali che si andranno a utilizzare per comunicare la data, il luogo e i dettagli che i possibili utenti saranno interessati a scoprire.

Uno dei metodi più utilizzati per promuovere e divulgare un evento è il comunicato stampa, che si discosta leggermente dagli standard dei classici contenuti e che è necessario gestire seguendo delle tempistiche mirate: andiamo ad approfondirle insieme.




Solitamente sono necessari come minimo due invii prima dell’evento e uno successivo alla sua conclusione.

Invio numero 1

Quando inviare: questo primo comunicato stampa deve essere inviato circa una settimana prima dell’evento; è un comunicato di “alert”, che permette al pubblico che andrà a leggere la notizia, di ricevere alcune prime informazioni e di interiorizzare la possibilità di parteciparvi. Per eventi di grande portata e che prevedono l’acquisto di biglietti d’ingresso, questo comunicato stampa può essere preceduto da un ulteriore invio antecedente (qualche mese prima).

Che cosa comunicare: nel testo dovranno essere specificati la data, il luogo, l’orario, una breve descrizione, le motivazioni della sua creazione, eventuali partnership e i contatti degli organizzatori.

Invio numero 2

Quando inviare: il secondo comunicato ha la funzione di ricordare l’avvenimento e per questo motivo, deve essere inviato due giorni prima dell’evento. È come se fosse un “memo” che, chi ha avuto la possibilità di leggere il primo, riceve e un’“ultima chiamata” per chi invece non ne è ancora a conoscenza.

Che cosa comunicare: oltre alla data, all’orario, al luogo, alla descrizione e ai contatti (informazioni che non devono mai mancare), in questo secondo comunicato stampa si possono aggiungere alcune specifiche ed approfondimenti riguardanti l’organizzazione in sé e le partnership; esso risulterà maggiormente illustrativo e permetterà di inquadrare meglio l’evento.

Invio numero 3

Quando inviare: ultimo comunicato stampa, è quello conclusivo, per questo deve essere inviato non più tardi di 2 giorni dopo la chiusura dell’evento.

Che cosa comunicare: in questo comunicato stampa potranno essere esplicitate le numeriche di partecipazione, i feedback e i ringraziamenti. In caso si avesse l’intenzione di replicare l’evento in futuro, un accenno anche a questa possibilità.

 

Non aspettare, inserisci il testo nella sezione “Scrivi una notizia”, invia il tuo comunicato stampa e fallo diventare una notizia

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